Servizi da UE
Integrazione con tipo documento dedicato e versamento dell'IVA; per i forfettari l'imposta è un costo.
Persone fisiche e società · Gestione corrente
Fatturazione elettronica
La fattura elettronica riguarda tutti, forfettari compresi. Una volta impostata è una routine, ma i primi mesi concentrano gli errori che poi costa tempo sistemare: destinatario sbagliato, bollo dimenticato, fatture scartate che nessuno ha ripreso in mano.
01 · Il meccanismo
Fatturazione elettronica: tutto passa dal Sistema di Interscambio
La fattura non viaggia più direttamente dal fornitore al cliente. Viene prodotta in un formato strutturato, trasmessa al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, controllata automaticamente e solo dopo recapitata al destinatario.
Questo passaggio ha due conseguenze pratiche. La prima è che una fattura non consegnata al cliente può comunque essere stata emessa correttamente, perché ciò che conta è la data di trasmissione allo SdI. La seconda è che una fattura può essere scartata: in quel caso, per il fisco, non è mai esistita.
- EmissionePredisposizioneLa fattura viene compilata nel formato previsto, con i dati del cliente e il canale di recapito
- TrasmissioneInvio allo SdIIl Sistema di Interscambio riceve il file e avvia i controlli formali
- Entro 5 giorniEsitoRicevuta di consegna, di mancata consegna o notifica di scarto
- Se scartataCorrezioneVa corretta e ritrasmessa entro cinque giorni dalla notifica, mantenendo data e numero originari
- PoiConservazioneIl documento va conservato a norma per il periodo previsto: la copia PDF non basta
02 · Il recapito
Codice destinatario, PEC e i casi particolari
Il recapito si indica in due modi alternativi: un codice destinatario di sette caratteri, oppure l'indirizzo PEC del cliente. Chiederlo prima di emettere evita il problema alla radice.
- Cliente con partita IVA: si usa il suo codice destinatario o la sua PEC, che va richiesta esplicitamente.
- Cliente privato senza partita IVA: si compila il codice convenzionale a sette zeri e si consegna una copia di cortesia al cliente, informandolo che l'originale è nella sua area riservata.
- Pubblica amministrazione: serve il codice univoco dell'ufficio, e la fattura segue il regime dello split payment con le sue regole.
- Cliente estero: si compila il codice convenzionale con sette X e l'operazione confluisce nei dati delle operazioni transfrontaliere.
Se il cliente non comunica nulla, la fattura non è irregolare: viene comunque messa a sua disposizione nell'area riservata dell'Agenzia. Ma un cliente che non la trova ti chiama, e il tempo lo perdi tu.
03 · Quando si emette
Immediata o differita: i termini che contano
La fattura immediata va trasmessa allo SdI entro dodici giorni dall'effettuazione dell'operazione. La data del documento resta quella dell'operazione: la finestra serve alla trasmissione, non a spostare la competenza.
La fattura differita riguarda le cessioni di beni accompagnate da documento di trasporto e alcune prestazioni di servizi documentate: si emette entro il quindicesimo giorno del mese successivo, riepilogando le operazioni del mese.
Per i servizi, il momento di effettuazione coincide di regola con il pagamento del corrispettivo. È la differenza che disorienta chi arriva dal mondo delle merci: la prestazione conclusa e non pagata, di regola, non ha ancora generato l'obbligo.
Il numero e la data
Due campi banali che generano contestazioni più di quanto sembri.
- La numerazione deve essere progressiva e senza salti nell'anno
- Una fattura scartata e ritrasmessa mantiene numero e data originari
- Emettere con data anteriore alla trasmissione è normale, purché entro i dodici giorni
- Il registro delle fatture emesse segue la data del documento, non quella di invio
04 · Il bollo
Il bollo sulle fatture senza IVA
Le fatture che non applicano l'IVA (tipicamente quelle dei forfettari, ma anche le operazioni esenti o fuori campo) scontano l'imposta di bollo quando l'importo supera la soglia prevista.
Nella fattura elettronica il bollo si assolve in modo virtuale: si valorizza il campo apposito e si versa periodicamente. L'Agenzia mette a disposizione nell'area riservata un prospetto con gli importi dovuti, calcolati sulle fatture trasmesse, che va controllato e integrato se mancano documenti.
- Il bollo va indicato nella fattura, non solo versato: il campo va valorizzato al momento dell'emissione.
- Il versamento è trimestrale, con termini fissi; per importi contenuti sono previste semplificazioni sui primi trimestri.
- Il bollo può essere addebitato al cliente come rimborso spese, se lo si indica in fattura: in quel caso non concorre a formare ricavo.
- Il prospetto dell'Agenzia va verificato: se una fattura non è stata marcata correttamente, l'importo proposto è incompleto.
Dimenticare il bollo è l'errore più diffuso tra chi apre in forfettario. Non è grave se ci si accorge presto: si integra il versamento con le sanzioni ridotte del ravvedimento.
05 · Da evitare
Gli errori che tornano indietro
Fattura scartata e abbandonata
Lo scarto arriva via notifica e va gestito entro cinque giorni. Chi non lo vede si ritrova senza fattura emessa e con il ricavo non documentato.
Partita IVA del cliente errata
Lo SdI controlla l'esistenza del codice fiscale e della partita IVA: un carattere sbagliato e il file viene rifiutato.
Regime fiscale non indicato
Il forfettario ha un proprio codice di regime e una natura dell'operazione da riportare. Ometterli espone a contestazioni sull'IVA.
Conservazione non fatta
Salvare i PDF sul computer non è conservazione a norma. Serve un processo che garantisca integrità e leggibilità nel tempo.
La conservazione a norma si può delegare al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, previa adesione, oppure a un conservatore accreditato. In entrambi i casi va attivata: non si attiva da sola.
06 · Casi particolari
Reverse charge, acquisti esteri e autofatture
Chi acquista servizi da fornitori esteri, o riceve fatture in reverse charge, deve integrare il documento e trasmetterlo allo SdI con il tipo documento corretto. È un adempimento che riguarda anche molti forfettari, spesso senza che lo sappiano.
Il caso tipico è l'acquisto di pubblicità o servizi digitali da una società con sede in un altro Stato: l'operazione va integrata e l'IVA versata, anche se il regime forfettario non consente di detrarla.
Servizi extra UE
Autofattura con tipo documento proprio, con lo stesso obbligo di versamento.
Reverse charge interno
Tipico dell'edilizia e di alcuni settori: il cliente integra la fattura ricevuta.
Omaggi e autoconsumo
Anche l'uscita di beni senza corrispettivo va documentata, con il tipo documento previsto.
Domande frequenti
Le domande che ricorrono
Sono forfettario: devo davvero fare la fattura elettronica?
Sì. L'obbligo riguarda tutti i titolari di partita IVA, senza eccezioni legate al regime.
Restano le semplificazioni proprie del regime: niente addebito dell'IVA, ma in cambio l'imposta di bollo sulle fatture sopra la soglia.
Il cliente dice di non aver ricevuto la fattura. Che faccio?
Verifica la ricevuta rilasciata dallo SdI: se è di consegna, la fattura è arrivata al canale indicato ed è un problema del destinatario. Se è di mancata consegna, il documento è comunque valido ed è disponibile nell'area riservata del cliente.
In entrambi i casi puoi inviare una copia di cortesia in PDF, che ha valore informativo ma non sostituisce l'originale.
Posso ancora fare fatture cartacee?
Solo nei pochi casi in cui la legge lo prevede, per esempio verso soggetti non residenti quando non si opta per la trasmissione elettronica. Nella pratica ordinaria no.
La copia cartacea o PDF che consegni al cliente è una cortesia, non la fattura: l'originale è il file trasmesso allo SdI.
Ho sbagliato un importo. Come si corregge?
Se la fattura è stata scartata, si corregge e si ritrasmette entro cinque giorni, mantenendo numero e data. Se invece è stata accettata, serve una nota di credito che ne rettifichi in tutto o in parte gli effetti.
La nota di credito ha regole proprie sui termini entro cui può essere emessa: prima ci si accorge dell'errore, più semplice è sistemarlo.
Quanto devo conservare le fatture?
Il periodo di conservazione segue i termini di accertamento e, in caso di contenzioso o di controlli in corso, si estende fino alla definizione.
La conservazione deve essere a norma, cioè garantire integrità, autenticità e leggibilità nel tempo: si attiva il servizio dell'Agenzia o quello di un conservatore, non si improvvisa con una cartella sul computer.
Parliamone
Se lo Sistema di Interscambio ti sta scartando le fatture, si risolve
Portaci una fattura scartata e il messaggio di errore: quasi sempre è un campo, e si sistema una volta per tutte.