Servicii din UE
Integrare cu tip de document dedicat și plata IVA; pentru cei în regim forfetar taxa este un cost.
Persoane fizice și societăți · Gestiunea curentă
Facturarea electronică în Italia
Factura electronică îi privește pe toți, inclusiv pe cei în regim forfetar. Odată configurată devine rutină, dar în primele luni se adună greșelile care apoi cer timp ca să fie reparate: destinatar greșit, timbru fiscal uitat, facturi respinse pe care nu le-a mai reluat nimeni.
01 · Mecanismul
Facturarea electronică în Italia trece prin Sistema di Interscambio
Factura nu mai circulă direct de la furnizor la client. Este generată într-un format structurat, transmisă către Sistema di Interscambio (SdI, platforma de facturare electronică) a Agenzia delle Entrate (administrația fiscală italiană), verificată automat și abia apoi livrată destinatarului.
Acest pas are două consecințe practice. Prima: o factură care nu a ajuns la client poate fi totuși emisă corect, pentru că ceea ce contează este data transmiterii către SdI. A doua: o factură poate fi respinsă, iar în acest caz, pentru fisc, nu a existat niciodată.
- EmitereaPregătireaFactura se completează în formatul prevăzut, cu datele clientului și canalul de livrare
- TransmitereaTrimiterea către SdISistema di Interscambio primește fișierul și pornește verificările formale
- În 5 zileRezultatulConfirmare de livrare, de nelivrare sau notificare de respingere
- Dacă e respinsăCorectareaSe corectează și se retransmite în cinci zile de la notificare, păstrând data și numărul inițiale
- ApoiArhivareaDocumentul se arhivează conform legii pe perioada prevăzută: copia PDF nu este suficientă
02 · Livrarea
Codul destinatar, PEC și cazurile speciale
Canalul de livrare se indică în unul din două moduri: un cod destinatar de șapte caractere sau adresa PEC (poșta electronică certificată) a clientului. Dacă îl ceri înainte de emitere, problema nu mai apare deloc.
- Client cu partita IVA (cod de TVA italian): se folosește codul său destinatar sau PEC-ul său, care trebuie cerut explicit.
- Client persoană fizică fără partita IVA: se completează codul convențional format din șapte zerouri și se predă clientului o copie de curtoazie, spunându-i că originalul se află în zona lui personală.
- Administrația publică: e nevoie de codul unic al biroului, iar factura urmează regimul split payment, cu regulile lui.
- Client din străinătate: se completează codul convențional cu șapte X, iar operațiunea intră în datele operațiunilor transfrontaliere.
Dacă clientul nu comunică nimic, factura nu este neregulamentară: este oricum pusă la dispoziția lui în zona personală de pe site-ul Agenzia. Dar un client care nu o găsește te sună pe tine, iar timpul îl pierzi tu.
03 · Când se emite
Factură imediată sau amânată: termenele care contează
Factura imediată se transmite către SdI în termen de douăsprezece zile de la efectuarea operațiunii. Data documentului rămâne cea a operațiunii: fereastra este pentru transmitere, nu pentru a muta perioada căreia îi aparține venitul.
Factura amânată privește livrările de bunuri însoțite de document de transport și unele prestări de servicii documentate: se emite până în a cincisprezecea zi a lunii următoare, recapitulând operațiunile din lună.
La servicii, momentul efectuării coincide de regulă cu plata prețului. Aceasta este diferența care îi derutează pe cei obișnuiți cu mărfurile: prestația încheiată și neplătită, de regulă, nu a generat încă obligația.
Numărul și data
Două câmpuri banale care generează contestații mai des decât pare.
- Numerotarea trebuie să fie progresivă și fără goluri în cursul anului
- O factură respinsă și retransmisă își păstrează numărul și data inițiale
- Emiterea cu o dată anterioară transmiterii este normală, dacă se încadrează în cele douăsprezece zile
- Registrul facturilor emise urmează data documentului, nu data trimiterii
04 · Timbrul
Timbrul fiscal pe facturile fără IVA
Facturile care nu aplică IVA (TVA-ul italian), de obicei cele ale celor în regim forfetar, dar și operațiunile scutite sau în afara sferei, datorează imposta di bollo (timbrul fiscal) atunci când suma depășește pragul prevăzut.
În factura electronică timbrul se achită virtual: se completează câmpul dedicat și se plătește periodic. Agenzia pune la dispoziție în zona personală un tabel cu sumele datorate, calculate pe baza facturilor transmise, care trebuie verificat și completat dacă lipsesc documente.
- Timbrul se indică în factură, nu doar se plătește: câmpul trebuie completat în momentul emiterii.
- Plata este trimestrială, cu termene fixe; pentru sume mici sunt prevăzute simplificări pentru primele trimestre.
- Timbrul poate fi refacturat clientului ca rambursare de cheltuieli, dacă se indică în factură: în acest caz nu intră în venit.
- Tabelul Agenzia trebuie verificat: dacă o factură nu a fost marcată corect, suma propusă este incompletă.
Timbrul uitat este greșeala cea mai răspândită printre cei care pornesc în regim forfetar. Nu e grav dacă observi devreme: se completează plata cu sancțiunile reduse ale ravvedimento (corectarea voluntară).
05 · De evitat
Greșelile care se întorc împotriva ta
Factură respinsă și abandonată
Respingerea vine prin notificare și trebuie gestionată în cinci zile. Cine nu o vede rămâne fără factură emisă și cu un venit nedocumentat.
Partita IVA a clientului greșită
SdI verifică existența codice fiscale (codul fiscal italian) și a partitei IVA: un caracter greșit și fișierul este refuzat.
Regimul fiscal neindicat
Regimul forfetar are un cod de regim propriu și o natură a operațiunii care trebuie trecută. Dacă lipsesc, te expui la contestații privind IVA.
Arhivarea nefăcută
Salvarea PDF-urilor pe calculator nu este arhivare conform legii. E nevoie de un proces care să asigure integritatea și lizibilitatea în timp.
Arhivarea conform legii se poate delega serviciului gratuit al Agenzia delle Entrate, după aderare, sau unui furnizor de arhivare acreditat. În ambele cazuri trebuie activată: nu se activează singură.
06 · Cazuri speciale
Reverse charge, achiziții din străinătate și autofacturi
Cine cumpără servicii de la furnizori străini sau primește facturi în reverse charge (taxare inversă) trebuie să completeze documentul și să-l transmită către SdI cu tipul de document corect. Este o obligație care îi privește și pe mulți din regimul forfetar, adesea fără ca ei să știe.
Cazul tipic este cumpărarea de publicitate sau de servicii digitale de la o societate cu sediul în alt stat: operațiunea trebuie integrată și IVA plătită, chiar dacă regimul forfetar nu permite deducerea ei.
Servicii din afara UE
Autofactură cu tip de document propriu, cu aceeași obligație de plată.
Reverse charge intern
Tipic pentru construcții și pentru alte câteva sectoare: clientul completează factura primită.
Cadouri și consum propriu
Și ieșirea de bunuri fără preț trebuie documentată, cu tipul de document prevăzut.
Întrebări frecvente
Întrebările care revin cel mai des
Sunt în regim forfetar: chiar trebuie să fac factură electronică?
Da. Obligația îi privește pe toți titularii de partita IVA, fără excepții legate de regim.
Rămân simplificările proprii regimului: nu adaugi IVA, dar în schimb datorezi timbrul fiscal pe facturile peste prag.
Clientul spune că nu a primit factura. Ce fac?
Verifică confirmarea eliberată de SdI: dacă este de livrare, factura a ajuns pe canalul indicat și problema e a destinatarului. Dacă este de nelivrare, documentul este oricum valabil și disponibil în zona personală a clientului.
În ambele cazuri poți trimite o copie de curtoazie în PDF, care are valoare informativă, dar nu înlocuiește originalul.
Mai pot face facturi pe hârtie?
Doar în puținele cazuri în care legea o prevede, de exemplu către persoane nerezidente atunci când nu se optează pentru transmiterea electronică. În practica obișnuită, nu.
Copia pe hârtie sau PDF pe care o dai clientului este o curtoazie, nu factura: originalul este fișierul transmis către SdI.
Am greșit o sumă. Cum se corectează?
Dacă factura a fost respinsă, se corectează și se retransmite în cinci zile, păstrând numărul și data. Dacă în schimb a fost acceptată, e nevoie de o notă de credit care să-i rectifice efectele, total sau parțial.
Nota de credit are reguli proprii privind termenele în care poate fi emisă: cu cât observi greșeala mai devreme, cu atât e mai simplu de reparat.
Cât timp trebuie să păstrez facturile?
Perioada de arhivare urmează termenele de control fiscal și, în caz de litigiu sau de verificări în curs, se prelungește până la soluționare.
Arhivarea trebuie să fie conformă legii, adică să asigure integritatea, autenticitatea și lizibilitatea în timp: se activează serviciul Agenzia sau cel al unui furnizor de arhivare, nu se improvizează cu un dosar pe calculator.
Să vorbim
Dacă Sistema di Interscambio îți respinge facturile, se rezolvă
Adu-ne o factură respinsă și mesajul de eroare: aproape întotdeauna e vorba de un câmp, și se repară o dată pentru totdeauna.