Avantajul principiului de casă
Nu plătești impozite pe facturi emise și neîncasate. Pentru cine are clienți care plătesc greu, este un avantaj financiar imediat și concret.
Firme · Regim contabil
Contabilitate ordinară sau simplificată
Nu este doar o chestiune de câte registre trebuie ținute. Regimul contabil stabilește cum se calculează venitul, când un cost devine deductibil și cât de mult îți spune contabilitatea despre felul în care merge firma.
01 · Obligație și opțiune
Cine este obligat la contabilitate ordinară și cine poate alege
Contabilitatea ordinară este obligatorie pentru societățile de capitaluri, oricare ar fi veniturile lor. Pentru firmele individuale și societățile de persoane depinde în schimb de volumul veniturilor din anul precedent: sub pragurile prevăzute se poate rămâne la contabilitatea simplificată, peste ele intervine obligația de contabilitate ordinară.
Cine se află sub praguri poate totuși opta pentru contabilitatea ordinară. Este o alegere care trebuie făcută în cunoștință de cauză: costă mai mult de ținut, dar oferă informații pe care contabilitatea simplificată nu le dă.
| Subiect | Regim | Note |
|---|---|---|
| SRL, SRLS, SPA | Ordinară obligatorie | Indiferent de venituri |
| SNC și SAS peste prag | Ordinară obligatorie | Praguri diferite pentru servicii și pentru alte activități |
| SNC și SAS sub prag | Simplificată, cu excepția opțiunii | Opțiunea pentru ordinară obligă timp de trei ani |
| Firme individuale sub prag | Simplificată, cu excepția opțiunii | Forma cea mai răspândită între activitățile mici |
| Profesioniști | Regimul propriu al muncii independente | Registre simplificate, principiul de casă |
| Regim forfetar | Nicio obligație contabilă | Doar numerotarea și păstrarea facturilor |
Pragurile se verifică pe veniturile din anul precedent, cu criterii diferite după cum activitatea constă în prestări de servicii sau este de alt tip. O activitate mixtă cere separarea veniturilor pe categorii.
02 · Diferența de fond
Principiul de casă și principiul competenței
Aceasta este diferența care contează cu adevărat, mult mai mult decât numărul registrelor.
Contabilitatea ordinară stabilește venitul după principiul competenței: un venit contează când prestația este efectuată sau bunul este livrat, indiferent de încasare. Un cost contează când este angajat, nu când este plătit.
Contabilitatea simplificată urmează astăzi un principiu de casă atenuat: veniturile și costurile contează în general când sunt încasate și plătite, cu unele excepții care rămân legate de competență. De aici rezultă că venitul impozabil poate varia mult de la un an la altul doar în funcție de momentul plăților.
Dezavantajul principiului de casă
Rezultatul depinde de ritmul încasărilor, nu de evoluția reală a activității. Doi ani identici pot da rezultate foarte diferite.
Avantajul competenței
Bilanțul arată cum a mers activitatea, nu cum au mers plățile. Este singurul mod de a compara anii între ei.
Dezavantajul competenței
Poți fi nevoit să plătești impozite pe venituri încă neîncasate, cu un efect asupra lichidităților care trebuie planificat.
Cine lucrează cu administrația publică sau cu clienți care plătesc la termene lungi găsește în contabilitatea simplificată un avantaj financiar care poate fi important. Cine are nevoie să citească evoluția reală a activității găsește în contabilitatea ordinară singurul instrument de încredere.
03 · Ce se ține
Registrele cerute în cele două regimuri
Diferența de obligații este reală, dar mai puțin dramatică decât se crede, pentru că astăzi contabilitatea este aproape în întregime informatizată și alimentată de fluxurile de facturare electronică.
| Registru | Ordinară | Simplificată |
|---|---|---|
| Registrul-jurnal | Obligatoriu | Nu este prevăzut |
| Registrul-inventar | Obligatoriu | Nu este prevăzut |
| Registrele IVA (TVA) | Obligatorii | Obligatorii |
| Registrul bunurilor amortizabile | Obligatoriu, cu excepția înregistrărilor alternative | Obligatoriu, cu excepția înregistrărilor alternative |
| Evidența stocurilor | Obligatorie peste anumite praguri | Nu este prevăzută |
| Registrele societare | Obligatorii pentru societățile de capitaluri | În funcție de forma juridică |
| Bilanțul | Întocmire și, pentru societățile de capitaluri, depunere | Situație simplificată a activelor și pasivelor |
04 · Criteriul
Cum alegi, atunci când poți alege
Întrebarea utilă nu este care regim costă mai puțin de ținut, ci ce trebuie să poți face cu contabilitatea ta.
Doar să îți îndeplinești obligațiile
Dacă contabilitatea îți servește doar ca să respecți obligațiile, cea simplificată face treaba cu mai puține costuri.
Să înțelegi evoluția
Dacă vrei să știi dacă câștigi, pe ce linii de activitate și cu ce marje, ai nevoie de competența economică.
Să vorbești cu banca
Cine cere credit este evaluat pe bilanțuri comparabile. Contabilitatea simplificată face această comparație dificilă.
Să te pregătești să crești
Dacă te aștepți să depășești pragurile sau să te transformi în societate de capitaluri, dacă ajungi acolo deja în contabilitate ordinară eviți o schimbare bruscă.
Opțiunea, în practică
Trecerea voluntară la contabilitatea ordinară cere atenție la momentul ales.
- Opțiunea se exercită prin comportament concludent de la începutul anului
- Se comunică în declarația IVA aferentă acelui an
- Te obligă timp de trei ani, apoi se reînnoiește tacit
- Trecerea cere reconstituirea stocurilor și a pozițiilor deschise la 1 ianuarie
05 · Schimbarea regimului
Trecerea de la un regim la celălalt
Schimbarea regimului contabil nu este neutră: punctul delicat este să eviți ca un element de venit să fie impozitat de două ori sau să nu fie impozitat deloc, din cauza trecerii de la principiul de casă la cel al competenței sau invers.
- De la simplificată la ordinară: stocurile finale trebuie reconstituite și evaluate, iar creanțele și datoriile existente trebuie înregistrate.
- De la ordinară la simplificată: elementele deja înregistrate după competență nu trebuie să fie înregistrate din nou după principiul de casă.
- Facturile emise și neîncasate în momentul trecerii cer o gestionare specifică.
- Amortizările în curs continuă după planul deja început.
- Trecerea trebuie documentată: în caz de control, reconstituirea trebuie să poată fi refăcută și după ani de zile.
Este o operațiune obișnuită, dar tehnică. Dacă o faci la momentul potrivit, adică odată cu închiderea exercițiului, reduci mult munca față de situația în care o reconstitui după câteva luni.
06 · La ce folosește cu adevărat
Contabilitatea ca instrument, nu ca obligație
O contabilitate ținută doar ca să îți îndeplinești obligațiile îți dă o cifră la sfârșitul anului. O contabilitate ținută bine îți dă, lună de lună, informațiile pe baza cărora decizi.
- Marja pe fiecare linie de activitate, care îți spune unde merită să insiști și unde nu.
- Evoluția costurilor fixe față de cifra de afaceri, care este primul indicator de stabilitate.
- Termenele de încasare de la clienți, care explică multe tensiuni de lichiditate aparent inexplicabile.
- Situația fiscală estimată, care îți permite să pui bani deoparte în timpul anului în loc să descoperi datoria în iunie.
- Pentru societăți, elementele care alimentează structurile organizatorice adecvate cerute de lege.
Întrebări frecvente
Întrebările care revin cel mai des
Contabilitatea simplificată te ajută să economisești la onorariul contabilului?
În parte da, pentru că obligațiile sunt mai puține. Diferența însă s-a redus mult de când contabilitatea este alimentată de fluxurile electronice.
Ce se schimbă cel mai mult este cantitatea de informații pe care o primești înapoi. Dacă economia înseamnă să nu știi cum merge activitatea, nu este o economie.
Dacă depășesc pragurile, trebuie să trec imediat la contabilitatea ordinară?
Trecerea produce efecte din anul următor celui în care pragurile au fost depășite. Anul depășirii rămâne în contabilitate simplificată.
Este momentul potrivit ca să organizezi schimbarea: stocurile, creanțele, datoriile și planul de conturi se pregătesc în lunile dinainte, nu în ianuarie.
Un profesionist poate ține contabilitate ordinară?
Munca independentă are un regim contabil propriu, bazat pe principiul de casă, diferit de cel al firmelor. Este totuși posibil să adopți, în mod voluntar, o organizare mai structurată.
Multe cabinete profesionale țin, pe lângă contabilitatea fiscală, și o evidență de gestiune internă, care le ajută să citească profitabilitatea pe client sau pe tip de lucrare.
Cu facturarea electronică, contabilitatea se face singură?
Fluxurile vin automat, dar clasificarea nu. Să atribui un cost contului potrivit, să deosebești ce este deductibil de ce nu este, să gestionezi amortizările și stocurile rămân operațiuni care cer judecată.
Automatizarea a eliminat tastarea, nu judecata. Tocmai în clasificare se decide cât de utilă va fi contabilitatea.
Să vorbim
Contabilitatea de care ai nevoie depinde de ce ai de decis
Dacă îți trebuie doar ca să îți îndeplinești obligațiile, cea simplificată ajunge. Dacă îți trebuie ca să înțelegi încotro merge firma, lucrurile se schimbă.