Momentul ideal
După închiderea exercițiului și trimiterea declarațiilor: situația este aliniată, iar preluarea este clară.
Persoane fizice și societăți · Preluare
Schimbarea contabilului (commercialista) la Torino
Schimbarea contabilului la Torino este o procedură obișnuită și mai simplă decât pare. Greutățile apar aproape întotdeauna din două lucruri: acte care nu mai sosesc și împuterniciri telematice care rămân active pe numele profesionistului anterior.
01 · Momentul
Când schimbi contabilul și când aștepți
Momentul cel mai curat din punct de vedere tehnic este după încheierea unui ciclu: pentru o persoană fizică, după depunerea declarației anuale; pentru o societate, după depunerea bilanțului și trimiterea declarațiilor. În acel punct exercițiul este închis, actele sunt complete, iar preluarea nu întrerupe o lucrare la jumătate.
Asta nu înseamnă însă că în alte perioade nu se poate face. O trecere la mijlocul anului cere doar mai multă atenție la reconstituirea a ceea ce s-a făcut deja: decontările de TVA deja depuse, avansurile plătite, comunicările trimise.
Există chiar situații în care să aștepți este alegerea cea mai proastă: termene nesupravegheate, declarații netransmise, comunicări de la Agenzia delle Entrate (administrația fiscală italiană) rămase fără răspuns, imposibilitatea de a obține acte sau informații. În aceste cazuri, fiecare lună de așteptare adaugă sancțiuni.
Moment acceptabil
Începutul unui trimestru de TVA sau imediat după un termen important: se repornește dintr-un punct bine definit.
Moment delicat
Chiar înaintea unui termen. Se face, dar mai întâi se verifică cine depune ce, ca să eviți dublurile sau omisiunile.
Momentul în care nu aștepți
Termene deja ratate sau acte ale Agenzia fără răspuns: aici întârzierea costă mai mult decât neplăcerea schimbării.
02 · Pașii
Cum se desfășoară preluarea
Trecerea are patru etape. Partea operativă o gestionează biroul care preia; clientului îi rămân, în esență, două comunicări de semnat.
Verificarea preliminară
Se examinează cassetto fiscale (dosarul fiscal online de pe site-ul Agenzia) ca să se vadă situația reală: declarații depuse, plăți, comunicări în curs.
Revocarea și cererea actelor
Comunicarea formală de revocare a mandatului către profesionistul care pleacă, cu cererea actelor contabile și fiscale.
Preluarea împuternicirilor
Activarea noilor împuterniciri pentru cassetto fiscale, facturarea electronică și serviciile telematice, cu revocarea celor vechi.
Realinierea
Reconstituirea chestiunilor în curs, stabilirea calendarului de termene și pornirea gestiunii obișnuite.
Împuternicirile: punctul care se uită
Revocarea mandatului nu revocă automat împuternicirile telematice. Dacă rămân active, profesionistul anterior continuă să aibă acces la datele tale și să primească comunicările Agenzia.
- Cassetto fiscale: consultarea situației
- Facturarea electronică: consultarea și arhivarea facturilor
- Serviciile Entratel/Fisconline: transmiterea declarațiilor
- Cassetto previdenziale INPS (dosarul online de contribuții), pentru cine are poziții de contribuții
- Domiciliul digital: unde ajung actele oficiale
03 · Ce trebuie să se întoarcă
Actele care ți se cuvin
Codul deontologic al Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (ordinul profesional al contabililor) prevede ca profesionistul, la încetarea mandatului, să restituie clientului actele predate de acesta și să pună la dispoziție documentele necesare continuării activității.
Nu tot este însă „documentație a clientului”: lucrările realizate de profesionist în exercitarea propriei activități urmează reguli diferite. În practică, un profesionist corect predă oricum tot ce e necesar ca gestiunea să nu se întrerupă.
- Actele originale predate de client: facturi, contracte, extrase de cont
- Registrele contabile și registrul jurnal, cu soldurile de închidere ale ultimului exercițiu
- Bilanțurile ultimelor exerciții, cu detalierea pozițiilor
- Declarațiile fiscale depuse și confirmările telematice aferente
- Formularele F24 (formularele italiene de plată a impozitelor) achitate, pentru plățile efectuate
- Registrul mijloacelor fixe și planul de amortizare
- Istoricul deducerilor multianuale: bonusuri pentru construcții, cote rămase
- Registrele societății vizate, pentru societăți
- Corespondența cu Agenzia delle Entrate și alte instituții
În privința așa-numitului drept de retenție (păstrarea actelor până la plata onorariilor), poziția consolidată este restrictivă: profesionistul nu poate refuza restituirea actelor care aparțin clientului ca să obțină plata. Dacă onorariul este contestat, locul unde se discută este altul.
04 · Ce se controlează
Fotografia situației
Înainte de a prelua o situație, biroul verifică starea ei efectivă. Nu este neîncredere față de coleg: este modul de a ști de unde pornești și de a nu moșteni pe tăcute problemele altora.
Verificarea se face în cassetto fiscale, care conține istoria obiectivă a situației, și pe actele primite.
- Declarațiile depuse în ultimii ani și confirmările de primire aferente
- Plățile efectuate, cu verificarea eventualelor omisiuni sau plăți insuficiente
- Comunicările de neregularitate și avvisi bonari (notificările de plată amiabile), cu termenele încă deschise
- Cartelle (somațiile de plată) și debitele eventual înscrise pe numele contribuabilului
- Eșalonările în curs și regularitatea plăților
- Creditele fiscale acumulate și încă nefolosite
- Cotele rămase din deducerile multianuale, de reportat
- Regularitatea contribuțiilor la INPS (institutul național de asigurări sociale) și la casele profesionale
Dacă din verificare reies neregularități, nu înseamnă neapărat că profesionistul anterior poartă răspunderea: foarte des ele provin din acte nepredate sau din comunicări pe care clientul însuși nu le-a transmis mai departe. Important este să le rezolvi înainte să devină controale fiscale.
05 · De evitat
Greșelile care complică schimbarea contabilului
Să nu revoci împuternicirile
Profesionistul anterior continuă să acceseze datele și să primească comunicările. Este problema care apare cel mai des, după luni de zile.
Să nu ceri istoricul bonusurilor
Deducerile multianuale se pierd dacă nimeni nu le reportează. Zece ani de cote pot valora mii de euro.
Să schimbi fără să anunți
Un mandat lăsat în suspensie produce dubluri sau omisiuni: fiecare profesionist crede că s-a ocupat celălalt.
Să nu recuperezi registrele
Fără soldurile de închidere ale ultimului exercițiu, contabilitatea trebuie reconstituită de la zero, cu costuri care puteau fi evitate.
Să amâni până după termen
Dacă relația este deja compromisă, termenul următor cu greu va fi supravegheat mai bine decât cel precedent.
Să nu actualizezi domiciliul digital
Actele continuă să ajungă la vechea adresă PEC (poșta electronică certificată), iar termenele curg oricum.
Întrebări frecvente
Întrebările care revin cel mai des
Trebuie să-l anunț pe contabilul anterior?
Da, revocarea mandatului trebuie comunicată formal, de regulă prin PEC sau scrisoare recomandată. Servește la închiderea relației cu o dată certă și la stabilirea a cine răspunde de ce din acel moment.
Comunicarea poate fi pregătită de biroul care preia: clientului îi rămâne doar s-o semneze și s-o trimită de pe propria adresă.
Contabilul poate păstra actele dacă nu l-am plătit?
Poziția consolidată este că actele care aparțin clientului trebuie restituite și că neplata onorariului nu justifică refuzul. Codul deontologic al Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili merge în aceeași direcție.
Dacă onorariul este datorat, trebuie plătit, iar dacă este contestat, se discută în locurile potrivite, eventual cu intervenția Consiliului Ordinului. Dar cele două chestiuni rămân separate.
Cât durează trecerea?
Partea tehnică (verificarea cassetto fiscale, noile împuterniciri, organizarea gestiunii) cere câteva zile. Timpul real depinde de cât de repede sosesc actele de la profesionistul anterior.
În majoritatea cazurilor trecerea se încheie în două sau trei săptămâni. Dacă actele nu sosesc, se merge înainte oricum, reconstituind din cassetto fiscale tot ce se poate reconstitui.
Pierd ceva dacă schimb?
Dacă trecerea este făcută bine, nu. Riscurile concrete sunt două: să pierzi istoricul deducerilor multianuale și să pierzi continuitatea soldurilor contabile. Amândouă se evită cerând actele potrivite de la început.
De aceea cererea către profesionistul care pleacă este detaliată, nu generică: dacă enumeri ce îți trebuie, reduci omisiunile și timpul.
Pot schimba dacă am un control fiscal în curs?
Da, dar trebuie gestionat cu atenție. O procedură în curs are termene care curg și acte deja depuse: preluarea cere reconstituirea precisă a stadiului procedurii și a apărărilor deja făcute.
În aceste cazuri evaluarea se face de la caz la caz, iar uneori alegerea cea mai înțeleaptă este să închei procedura cu cine a urmărit-o și să transferi situația după aceea.
De pe blog
Articole care aprofundează această pagină
Schimbarea contabilului: preluarea, pas cu pas
Schimbarea contabilului nu cere o procedură formală, ci o trecere ordonată: mandat, acte, împuterniciri telematice, facturi electronice. Iată ordinea pașilor și actele pe care trebuie să le primești.
Citește articolulAi primit un avviso bonario: ce faci în primele șapte zile
Nu e o cartella și nu e încă un control fiscal. E momentul în care sancțiunea costă mai puțin și în care, dacă greșeala e a Agenției, dosarul se închide fără să plătești nimic.
Citește articolul
Să vorbim
Trecerea se poate face în orice perioadă a anului
Sunt momente mai potrivite decât altele, dar niciun moment nu este imposibil. Dacă ceva nu funcționează în relația actuală, să aștepți douăsprezece luni rareori îmbunătățește situația.