Taxe de secretariat
Datorate Camerei de comerț competente teritorial, cu sumă diferită după tipul procedurii.
Societăți · Obligații la Camera de comerț
Depunerea bilanțului la Registro Imprese
Treizeci de zile de la aprobare, format XBRL, dosar complet și semnătură digitală. Este o procedură mecanică, dar este și cea în care greșelile se plătesc cu sancțiuni suportate personal de fiecare administrator.
01 · Obligația
Cine trebuie să depună bilanțul și ce anume
Depunerea la Registro Imprese (registrul comerțului ținut de Camera de comerț) este obligatorie pentru toate societățile de capitaluri: SRL, SRLS, SPA, SAPA și cooperativele. Privește și societățile inactive, care depun un bilanț cu valori minime.
Societățile de persoane nu depun bilanțul, dar rămân supuse celorlalte obligații față de Camera de comerț.
Procedura este de competența administratorilor. În practică este pregătită și transmisă de profesionistul însărcinat, care semnează digital în calitate de persoană delegată, după ce a primit un mandat special.
Depunerea nu este o simplă trimitere de fișiere: dosarul trebuie să fie coerent în interiorul lui, cu sume care corespund între situațiile financiare, nota integrativă (anexa explicativă la bilanț) și procesul-verbal. Neconcordanțele duc la cereri de corectare care prelungesc termenele și pot face să expire termenul legal.
02 · Scadențe
Când se face depunerea bilanțului
Termenul este de treizeci de zile de la data aprobării bilanțului de către adunarea asociaților, nu de la închiderea exercițiului.
Pentru o societate cu exercițiul financiar egal cu anul calendaristic, care aprobă în termenul de o sută douăzeci de zile, asta înseamnă depunerea până la sfârșitul lunii mai. Dacă aprobarea are loc în termenul mai lung, de o sută optzeci de zile, depunerea se amână în mod corespunzător.
- 31 decembrieÎnchiderea exercițiuluiPentru societățile cu exercițiul financiar egal cu anul calendaristic
- În 120 de zileAprobarea obișnuităAdunarea asociaților, de regulă până la 29 sau 30 aprilie
- În 180 de zileAprobarea amânatăDoar în cazurile prevăzute de statut și cu motivarea administratorilor
- 30 de zile de la aprobareDepunereaTransmiterea electronică a dosarului la Registro Imprese
- În 30 de zile de la termenÎntârziere redusăSancțiunea se reduce cu o treime dacă situația se remediază în acest termen
Sancțiunile
Sunt administrative și cad pe fiecare administrator, nu pe societate. Într-un consiliu de trei membri se înmulțesc cu trei.
- Sancțiune obișnuită pentru depunerea omisă sau întârziată, pentru fiecare administrator
- Reducere cu o treime dacă depunerea are loc în treizeci de zile de la termen
- Sumă majorată pentru societățile fără organ de administrare colegial, în unele situații
- Nedepunerea repetată și prelungită poate duce la radierea din oficiu din Registro Imprese
03 · Documente
Ce conține dosarul
Formatul XBRL structurează datele după o taxonomie standard, actualizată periodic de organismul competent. Fiecare poziție din bilanț trebuie asociată elementului corect: o asociere greșită produce un bilanț depus formal, dar cu date care nu pot fi comparate, iar în unele cazuri procedura este suspendată.
Nota integrativă în XBRL nu este o conversie automată a textului: cere completarea tabelelor prevăzute de taxonomie. Este partea care cere cea mai mare atenție și în care se concentrează cererile de corectare.
- Situațiile financiare în format XBRL: bilanțul contabil, contul de profit și pierdere și, acolo unde este obligatoriu, situația fluxurilor de numerar
- Nota integrativă, tot în XBRL, potrivit taxonomiei în vigoare
- Raportul administratorilor privind gestiunea, acolo unde nu se aplică scutirea
- Procesul-verbal al adunării de aprobare, cu hotărârea privind destinația rezultatului
- Raportul organului de control sau al auditorului statutar, dacă au fost numiți
- Lista asociaților la data aprobării, pentru societățile obligate
- Declarația de conformitate cu originalele, dată de profesionistul însărcinat
04 · Taxe și impozite
Cât costă depunerea bilanțului
Depunerea presupune plata taxelor de secretariat (diritti di segreteria) către Camera de comerț și a taxei de timbru (imposta di bollo), ambele achitate electronic odată cu trimiterea.
Sumele sunt stabilite la nivel național și variază în funcție de tipul procedurii și de forma societății. Cooperativele sociale și unele categorii beneficiază de scutiri.
La acestea se adaugă onorariul profesional pentru pregătirea dosarului XBRL și transmitere, care este separat de cel pentru întocmirea bilanțului.
Taxa de timbru
Achitată în mod virtual în momentul trimiterii electronice.
Semnătura digitală
Necesară pentru semnarea procedurii: a administratorului sau a profesionistului delegat.
Taxa anuală
Poziție separată de depunere, datorată în fiecare an până la termenul de plată a impozitelor pe venit.
05 · De evitat
Greșelile care duc la suspendarea procedurii
Proces-verbal cu dată incoerentă
Data aprobării din procesul-verbal trebuie să fie compatibilă cu termenele din statut și cu data depunerii.
Sume care nu se potrivesc
Totalurile din situațiile XBRL trebuie să corespundă celor citate în nota integrativă și în procesul-verbal.
Taxonomie depășită
În fiecare an se publică o versiune nouă: folosirea celei din anul anterior duce la respingerea procedurii.
Lipsește destinația rezultatului
Procesul-verbal trebuie să conțină hotărârea privind destinația profitului sau acoperirea pierderii.
Lipsește raportul de control
Dacă organul de control este numit, raportul lui este o parte obligatorie a dosarului.
Rezerva legală neconstituită
Până când atinge o cincime din capital, cel puțin 5% din profit trebuie destinat rezervei legale.
O procedură suspendată nu oprește curgerea termenului: dacă corectura sosește după cele treizeci de zile, depunerea este întârziată în toată regula. Din acest motiv este bine să nu o prezinți în ultima zi disponibilă.
Întrebări frecvente
Întrebările care revin cel mai des
Termenul curge de la închiderea exercițiului sau de la aprobare?
De la aprobare. Cele treizeci de zile se numără de la data procesului-verbal al adunării care a aprobat bilanțul, nu de la 31 decembrie.
Este greșeala de calcul cea mai frecventă și produce depuneri întârziate chiar și la societăți care aprobaseră în termen.
Trebuie să depun bilanțul chiar dacă societatea este inactivă?
Da. Obligația nu depinde de activitate. O societate fără mișcări depune oricum un bilanț, cu valori minime sau nule.
Nedepunerea repetată este una dintre condițiile care pot duce la radierea din oficiu a societății din Registro Imprese.
Cine semnează procedura?
Procedura este semnată digital de un administrator sau de profesionistul însărcinat, care devine persoana delegată pentru depunere și declară conformitatea documentelor cu originalele.
Delegarea către profesionist este modalitatea cea mai răspândită și nu transferă răspunderea pentru obligație, care rămâne a administratorilor.
Pot depune un bilanț neaprobat?
Nu. Depunerea presupune aprobarea de către adunare, iar procesul-verbal este o parte obligatorie a dosarului.
Dacă adunarea nu are loc în termen, problema nu este depunerea, ci aprobarea: adunarea trebuie convocată, chiar și cu întârziere, iar de acolo curg cele treizeci de zile.
Cât timp durează pregătirea procedurii?
Cu bilanțul deja aprobat și dosarul complet, pregătirea XBRL și trimiterea cer câteva zile lucrătoare.
Timpul se prelungește atunci când lipsesc documente din dosar sau când nota integrativă trebuie refăcută după taxonomia anului. Este bine să te miști cu o marjă de cel puțin două săptămâni față de termen.
Să vorbim
Treizeci de zile de la aprobare, nu de la închiderea exercițiului
Este confuzia cea mai frecventă. Termenul curge de la data procesului-verbal al adunării și se calculează de acolo.