Diritti di segreteria
Dovuti alla Camera di commercio competente per territorio, con importo differenziato per tipo di pratica.
Società · Adempimenti camerali
Deposito del bilancio al Registro Imprese
Trenta giorni dall'approvazione, formato XBRL, fascicolo completo e firma digitale. È una pratica meccanica, ma è anche quella in cui gli errori si pagano con sanzioni a carico personale di ogni amministratore.
01 · Obbligo
Chi deve fare il deposito del bilancio al Registro Imprese
Il deposito al Registro Imprese è obbligatorio per tutte le società di capitali: SRL, SRLS, SPA, SAPA e società cooperative. Riguarda anche le società inattive, che depositano un bilancio con valori minimi.
Le società di persone non depositano il bilancio, ma restano soggette agli altri obblighi camerali.
La pratica è di competenza degli amministratori. Nella pratica viene predisposta e trasmessa dal professionista incaricato, che appone la propria firma digitale in qualità di soggetto delegato dopo aver ricevuto apposito incarico.
Il deposito non è un semplice invio di file: il fascicolo deve essere coerente al suo interno, con importi che corrispondono tra prospetti, nota integrativa e verbale. Le incongruenze generano richieste di rettifica che allungano i tempi e possono far scadere il termine.
02 · Scadenze
Quando va depositato
Il termine è di trenta giorni dalla data di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, non dalla chiusura dell'esercizio.
Per una società con esercizio coincidente con l'anno solare che approva entro i centoventi giorni, questo significa deposito entro la fine di maggio. Se l'approvazione avviene nel termine più lungo dei centottanta giorni, il deposito slitta di conseguenza.
- 31 dicembreChiusura dell'esercizioPer le società con esercizio coincidente con l'anno solare
- Entro 120 giorniApprovazione ordinariaAssemblea dei soci, di norma entro il 29 o 30 aprile
- Entro 180 giorniApprovazione differitaSolo nei casi previsti dallo statuto e con motivazione degli amministratori
- 30 giorni dall'approvazioneDepositoTrasmissione telematica del fascicolo al Registro Imprese
- Entro 30 giorni dalla scadenzaRitardo ridottoLa sanzione è ridotta di un terzo se si rimedia entro questo termine
Le sanzioni
Sono amministrative e ricadono su ciascun amministratore, non sulla società. In un consiglio di tre membri si moltiplicano per tre.
- Sanzione ordinaria per omesso o tardivo deposito, per ciascun amministratore
- Riduzione di un terzo se il deposito avviene entro trenta giorni dalla scadenza
- Importo maggiorato per le società prive di organo amministrativo collegiale in alcune fattispecie
- Il deposito omesso e protratto può portare alla cancellazione d'ufficio dal Registro Imprese
03 · Documenti
Cosa contiene la pratica
Il formato XBRL struttura i dati secondo una tassonomia standard, aggiornata periodicamente dall'organismo competente. Ogni voce di bilancio va associata all'elemento corretto: un'associazione errata produce un bilancio formalmente depositato ma con dati non confrontabili, e in alcuni casi la pratica viene sospesa.
La nota integrativa in XBRL non è una conversione automatica del testo: richiede la compilazione delle tabelle previste dalla tassonomia. È la parte che richiede più attenzione e dove si concentrano le richieste di rettifica.
- Prospetto contabile in formato XBRL: stato patrimoniale, conto economico e, dove obbligatorio, rendiconto finanziario
- Nota integrativa, anch'essa in XBRL secondo la tassonomia vigente
- Relazione sulla gestione, dove non si applica l'esonero
- Verbale di assemblea di approvazione, con la delibera sulla destinazione del risultato
- Relazione dell'organo di controllo o del revisore legale, se nominati
- Elenco dei soci alla data di approvazione, per le società tenute
- Dichiarazione di conformità agli originali, resa dal professionista incaricato
04 · Diritti e imposte
Quanto costa il deposito
Il deposito comporta il versamento dei diritti di segreteria alla Camera di commercio e dell'imposta di bollo, entrambi assolti in modo telematico contestualmente all'invio.
Gli importi sono fissati a livello nazionale e variano in base al tipo di pratica e alla forma societaria. Le cooperative sociali e alcune categorie beneficiano di esenzioni.
A questi si aggiunge il compenso professionale per la predisposizione del fascicolo XBRL e la trasmissione, che è distinto da quello per la redazione del bilancio.
Imposta di bollo
Assolta in modo virtuale al momento dell'invio telematico.
Firma digitale
Necessaria per la sottoscrizione della pratica: dell'amministratore o del professionista delegato.
Diritto annuale
Voce distinta dal deposito, dovuta ogni anno entro il termine di versamento delle imposte sui redditi.
05 · Da evitare
Gli errori che fanno sospendere la pratica
Verbale con data incoerente
La data di approvazione nel verbale deve essere compatibile con i termini statutari e con la data di deposito.
Importi non quadranti
I totali del prospetto XBRL devono corrispondere a quelli citati in nota integrativa e nel verbale.
Tassonomia superata
Ogni anno viene pubblicata una nuova versione: usare quella dell'anno prima fa respingere la pratica.
Destinazione del risultato mancante
Il verbale deve contenere la delibera sulla destinazione dell'utile o sulla copertura della perdita.
Relazione di controllo assente
Se l'organo di controllo è nominato, la sua relazione è parte necessaria del fascicolo.
Riserva legale non accantonata
Finché non raggiunge il quinto del capitale, almeno il 5% dell'utile va destinato a riserva legale.
Una pratica sospesa non interrompe il decorso del termine: se la rettifica arriva dopo i trenta giorni, il deposito è tardivo a tutti gli effetti. È il motivo per cui conviene non presentarla l'ultimo giorno utile.
Domande frequenti
Le domande che ricorrono
Il termine decorre dalla chiusura dell'esercizio o dall'approvazione?
Dall'approvazione. I trenta giorni si contano dalla data del verbale di assemblea che ha approvato il bilancio, non dal 31 dicembre.
È l'errore di calcolo più comune, e produce depositi tardivi anche in società che avevano approvato nei termini.
Devo depositare anche se la società è inattiva?
Sì. L'obbligo prescinde dall'operatività. Una società senza movimenti deposita comunque un bilancio, con valori minimi o nulli.
Il mancato deposito reiterato è uno dei presupposti che possono portare alla cancellazione d'ufficio della società dal Registro Imprese.
Chi firma la pratica?
La pratica è sottoscritta con firma digitale da un amministratore, oppure dal professionista incaricato che assume la qualifica di soggetto delegato al deposito, dichiarando la conformità dei documenti agli originali.
La delega al professionista è la modalità più diffusa e non trasferisce la responsabilità dell'adempimento, che resta degli amministratori.
Posso depositare un bilancio non approvato?
No. Il deposito presuppone l'approvazione da parte dell'assemblea, e il verbale è parte necessaria del fascicolo.
Se l'assemblea non si tiene nei termini, il problema non è il deposito ma l'approvazione: va convocata, anche tardivamente, e da lì decorrono i trenta giorni.
Quanto tempo serve per preparare la pratica?
Con il bilancio già approvato e il fascicolo completo, la predisposizione XBRL e l'invio richiedono pochi giorni lavorativi.
Il tempo si allunga quando mancano documenti del fascicolo o quando la nota integrativa va rielaborata secondo la tassonomia dell'anno. Conviene muoversi con almeno due settimane di margine sul termine.
Parliamone
Trenta giorni dall'approvazione, non dalla chiusura dell'esercizio
È la confusione più frequente. Il termine decorre dalla data del verbale di assemblea, e va calcolato da lì.